How to start? - Erste Einführung in die Software TimeEngineer

Zeit ist im Architektur und Ingenieurbüro eine der wertvollsten Ressourcen. Trotzdem gehen täglich Minuten und Stunden verloren durch manuelle Zeiterfassung unklare Projektstrukturen oder fehlende Transparenz. Genau hier setzt TimeEngineer an.

TimeEngineer ist eine cloudbasierte Software die speziell für Architekturbüros Ingenieurbüros und Bauunternehmen entwickelt wurde. Der Fokus liegt auf Einfachheit Transparenz und echter Zeitersparnis. Ohne komplizierte Module ohne lange Schulungen und mit einem klaren Ansatz.

In diesem Artikel zeigen wir dir Schritt für Schritt wie du mit TimeEngineer startest und welche Grundlagen du einmal sauber anlegen solltest um das volle Potenzial der Software zu nutzen.

1. Login und erster Überblick

Der Einstieg in TimeEngineer ist bewusst einfach gehalten. Alle registrierten Nutzer können sich unter
https://app.time-engineer.com
mit ihrer E Mail Adresse einloggen.

Der Login funktioniert über eine E Mail Verifizierung. Optional kann nach der Einrichtung auch ein moderner Passkey genutzt werden. So bleibt der Zugang sicher und gleichzeitig komfortabel.

Nach dem Login landest du automatisch im Dashboard. Beim ersten Einstieg wirkt dieses sehr überschaubar da zunächst grundlegende Daten fehlen. Das ist völlig normal denn TimeEngineer baut auf euren realen Bürodaten auf.

2. Navigation verstehen Seitenleiste und Rollen

Links oben kannst du die Seitenleiste ausklappen. Sie ist das zentrale Navigationselement der Software. Hier findest du alle relevanten Bereiche wie z.B. Dashboard, Projekte, Zeiterfassung, Kontakte, Büroverwaltung, Mein Profil, Support und Feedback.

Die Seitenleiste kann jederzeit ein und ausgeklappt werden damit du möglichst fokussiert arbeiten kannst.

Welche Menüpunkte sichtbar sind hängt von deiner Benutzerrolle ab. TimeEngineer unterscheidet grundsätzlich zwischen Admin und Mitarbeitenden. Admins haben erweiterte Rechte und können unter anderem Verträge genehmigen, Kontakte anlegen und Projekte strukturieren. Mitarbeitende sehen nur die Funktionen die sie im Alltag benötigen.

Die Software ist bewusst schlank aufgebaut. Du kannst nichts kaputt machen sondern dich einfach ausprobieren und Schritt für Schritt sicherer werden.

3. Der wichtigste erste Schritt Mitarbeiterverträge anlegen

Bevor TimeEngineer seine volle Stärke entfalten kann müssen die relevanten Mitarbeiterinformationen hinterlegt werden. Der wichtigste Punkt dabei sind die Mitarbeiterverträge.

Nur wenn ein Vertrag angelegt ist kann die Software berechnete Auswertungen anzeigen und spätere Kalkulationen ermöglichen. Verträge werden von Admins im Bereich Büroverwaltung unter Genehmigungen angelegt und freigegeben.

Hier werden unter anderem Arbeitszeiten Vertragsart und weitere relevante Grundlagen definiert.

4. Arbeitspläne hinterlegen für transparente Überstunden

Zusätzlich zum Vertrag sollte jeder Mitarbeitende einen Arbeitsplan hinterlegen. In diesem wird festgelegt wann die Kernarbeitszeiten sind und wie viele Stunden in der Regel pro Tag gearbeitet werden.

Sobald der Arbeitsplan genehmigt ist berechnet TimeEngineer automatisch tagesaktuell Überstunden oder Minderstunden. Das sorgt für Transparenz und entlastet sowohl Mitarbeitende als auch Büroinhaber.

Arbeitspläne werden ebenfalls von Admins unter Büroverwaltung -> Genehmigungen freigegeben.

5. Änderungen einfach beantragen

Alle genehmigten Informationen sind für Mitarbeitende jederzeit im eigenen Profil einsehbar. Möchte jemand seinen Arbeitsplan ändern kann dies in "Mein Profil" direkt beantragt werden.

Der Antrag landet automatisch bei den Admins im Bereich Genehmigungen und kann dort geprüft und freigegeben werden. Ohne E Mails ohne Excel ohne Nachfragen.

So bleibt alles nachvollziehbar dokumentiert und aktuell.

6. Kontakte und Auftraggeber anlegen

Unter dem Navigationspunkt Kontakte lassen sich Organisationen anlegen zum Beispiel Auftraggeber, Behörden, Projektsteuerer, Lieferanten oder viele mehr. Diese Struktur bildet die Basis für alle späteren Projekte und Auswertungen.

Eine saubere Kontaktstruktur spart später enorm viel Zeit im Projektalltag.

7. Projekte erstellen und richtig einordnen

Im Bereich "Projekte" werden nun die zugehörigen Projekte angelegt. Dabei kannst du direkt einen Auftraggeber auswählen und wichtige Projektdetails festlegen.

Unter anderem kannst du definieren ob es sich um ein abrechenbares Projekt oder ein internes Projekt handelt und ob z.B. nach HOAI Leistungsphasen oder auf Stundenbasis gearbeitet wird.

TimeEngineer bringt bereits klassische Leistungsphasen aus dem Bereich Hochbau mit. Zusätzlich ist eine klassische Stundenberechnung hinterlegt.

8. Projektphasen individuell anpassen

Sollten andere oder zusätzliche Phasen benötigt werden kannst du diese unter Projektphasen einfach selbst anlegen aktivieren und anpassen. Auch individuelle Phasen sind problemlos möglich.

Innerhalb jedes Projekts kann eine bevorzugte Projektphase definiert werden. Diese ist dann automatisch als Standard in der Zeiterfassung vorausgewählt. Das spart Zeit und verhindert Fehler bei der Erfassung.

9. Zeiterfassung starten

So jetzt aber los.

Sind alle Grundlagen angelegt kannst du direkt loslegen. In der Zeiterfassung startest du deinen ersten Tag und erfasst deine Zeiten z.B. live während der Arbeit.

Am Ende des Tages klickst du auf Tag beenden. Du hast weiterhin die Möglichkeit Zeiten nachträglich zu ergänzen oder anzupassen und fehlende Dokumentationen zu ergänzen oder zu vervollständigen. Erst wenn alle Einträge "blau" markiert und dokumentiert sind lässt sich der Tag beenden.

Erst wenn du den Tag final abschließt werden die Zeiten festgeschrieben. So bleibt genug Flexibilität im Arbeitsalltag ohne an Verbindlichkeit zu verlieren.

10. Feedback geben und TimeEngineer mitgestalten

TimeEngineer wird gemeinsam mit euch als Nutzern weiterentwickelt. Wenn dir etwas auffällt oder du Verbesserungsvorschläge hast kannst du diese direkt in der Software über den Navigationspunkt "Feedback" einreichen.

Du kannst dabei sogar einen Screenshot aus der Software mitsenden und gezielt markieren was dir aufgefallen ist. So hilfst du aktiv dabei TimeEngineer noch besser auf die Bedürfnisse von Architekten und Ingenieuren zuzuschneiden.

Fazit: Einfach starten & Schritt für Schritt wachsen

TimeEngineer ist bewusst so aufgebaut dass du nicht alles auf einmal verstehen musst. Lege die Grundlagen fest probiere dich aus und wachse Schritt für Schritt in die digitale Büroorganisation hinein.

Wenn du Fragen hast oder Unterstützung brauchst stehen wir von Spreadity dir jederzeit zur Seite. Wir begleiten Architekturbüros und Ingenieurbüros nicht nur bei der Software sondern ganzheitlich bei Digitalisierung, Automatisierung und Marketing.