KI-Zusammenfassung & Google Kalender Integration in TimeEngineer

Wer kennt es nicht: Der Arbeitstag ist vorbei, die Arbeit ist erledigt. Aber was muss noch gemacht werden? Aus einzelnen Projektzeiten, Kalendereinträgen und Notizen mühsam Zeiten und Projektdokumentation zusammenreimen und eintragen. Wer mehrere Notizbücher und Kalender zusätzlich zur Zeiterfassung pflegen muss, trägt Termine und Projektnotizen im schlimmsten Fall dann doppelt oder dreifach ein.

Genau hier setzen die zwei neusten Features in TimeEngineer an, die wir aktuell im Beta-Programm ausrollen: eine KI-generierte Tageszussammenfassung um auf dem neusten Stand zubleiben sowie eine Google Kalender Integration, die Termine und Zeiterfassung erstmals wirklich zusammenbringt.

Die neue KI-Zusammenfassung

Jeden Morgen generiert TimeEngineer automatisch eine kurze, KI-geschriebene Zusammenfassung des letzten Arbeitstags direkt auf Basis der Projektzeiten und Projektnotizen, die ihr ohnehin schon eintragt. Ihr habt keine zusätzliche Arbeit, kein Zusatzaufwand und ihr seht direkt auf einen Blick, woran gestern gearbeitet wurde, ohne jede einzelne Zeile in der Zeiterfassung durchzugehen.

Für Mitarbeitende heißt das: Direkt auf dem eigenen Dashboard erscheint eine kompakte Zusammenfassung des letzten getrackten Arbeitstags inklusive Datum, damit immer klar ist, auf welchen Tag sich die Zusammenfassung bezieht. War man im Urlaub, krank oder abwesend, zeigt TimeEngineer automatisch den letzten Tag mit erfassten Projektzeiten.

Für Admins und Büroleitungen gibt es noch eine Büro-weite Zusammenfassung, die die Arbeit des ganzen Teams am letzen aktiven Tag zusammenfasst. Damit lässt sich morgens in wenigen Sekunden nachvollziehen, was im Büro passiert ist, ohne jede Mitarbeiter-Zeile einzeln zu öffnen.

Ein wichtiger Nebeneffekt, den wir bewusst eingebaut haben: Je detallierter eure Projektdokumentation, desto aussagekräftiger die Zusammenfassung. Wer also etwas mehr Kontext in die Projektnotizen schreibt, bekommt eine spürbar bessere KI-Zusammenfassung zurück: Ein kleiner Anreiz für bessere Dokumentation, der sich von ganz allein einstellt.

Die Zusammenfassung ist aktuell rein lesend. Ihr könnt sie euch anschauen, aber (noch) nicht manuell neu generieren, editieren oder mit der KI kommunizieren um z.B. Fragen zu einem Projektstatus zu stellen. Genau das sind mögliche nächste Schritte, an denen wir bereits arbeiten.

Google Kalender Integration: Termine und Projektzeit an einem Ort

Die zweite große Neuerung: TimeEngineer lässt sich jetzt mit eurem Google Kalender verbinden, bidirektional, automatisch im Hintergrund, ganz ohne manuellen Abgleich.

So funktioniert die Einrichtung:

1. Unter 'Mein Profil' auf 'Google Kalender verbinden' klicken.

2. Über den bekannten Google-Anmeldebildschirm die Berechtigung erteilen.

3. Auswählen, welcher Kalender synchronisiert werden soll. Entweder ein neuer, dedizierter 'TimeEngineer'-Kalender oder ein bereits bestehender Google Kalender.

4. Fertig! Ab jetzt läuft der Abgleich automatisch im Hintergrund.

Einmal verbunden, bleiben beide Kalender in beide Richtungen synchron: Termine, die ihr in TimeEngineer anlegt, tauchen im Google Kalender auf und umgekehrt landen Termine aus dem Google Kalender automatisch in TimeEngineer.

Der eigentliche Mehrwert zeigt sich aber erst, wenn man Google-Kalender-Termine direkt in TimeEngineer weiterverarbeitet: Ein importierter Termin, wie z.B. ein Baustellentermin, ein Kundengespräch oder ein internes Meeting lässt sich mit wenigen Klicks einem Projekt und Ansprechpartner zuordnen und direkt in einen Zeiteintrag umwandeln. Was vorher zwei getrennte Schritte in zwei Tools waren (Termin im Kalender, Zeiteintrag in der Zeiterfassung), ist jetzt einer.

Auch beim Thema Datenschutz haben wir aufgepasst: Denn ihr entscheidet selbst, welche Kalender synchronisiert werden. Z.b. private Termine lassen sich herausfiltern und trennt ihr die Verbindung wieder, bleiben eure bestehenden TimeEngineer-Projektdaten erhalten. Es wird nichts hart gelöscht, wenn ihr das nicht wollt.

Was das in der Praxis bedeutet

Stellt euch einen typischen Tag in einem Ingenieurbüro vor: Vormittags ein Baustellentermin, der ohnehin schon im Google Kalender steht, weil die Einladung vom Kunden kam. Oder nachmittags ein internes Projektmeeting und abends dann die Zeiten eintragen mit einer Notiz dazu geschrieben.

Mit den neuen Features sieht der Ablauf so aus:

- Der Baustellentermin aus dem Kalender wird direkt mit einem Klick in TimeEngineer dem passenden Projekt zugeordnet und zu einem Zeiteintrag: Kein zweites Mal eintippen

- Am nächsten Morgen zeigt das Dashboard automatisch: "Zusammenfassung für 22.Juli" mit den wichtigsten Punkten aus Baustellentermin, Meeting und den Notizen des Tages.

- Die Büroleitung sieht auf ihrem Dashboard die aggregierte Version für das ganze Team, gruppiert nach Projekt, ohne jede einzelne Zeiterfassung durchklicken zu müssen.

Was als nächstes kommt

Beide Features sind aktuell im Beta-Rollout und werden laufend verbessert. Unter anderem arbeiten wir an einem manuellen Refresh der KI-Zusammenfassung, an der Unterstützung mehrerer Kalender pro Nutzer sowie verschiedenen Kalendertypen und einer KI-Chat Integration.

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