3 Kennzahlen mit denen Architekturbüros Projekte wirklich steuern

Viele Architekturbüros merken erst nach Projektabschluss, dass ein Auftrag nicht rentabel war. Die Stunden stimmen nicht mit der Kalkulation überein, das Honorar ist ausgeschöpft, aber die Leistung ist nicht fertig. Woran es lag, lässt sich im Nachhinein oft nur noch schätzen.

Das ist kein Einzelfall. Es ist das Ergebnis von Projektcontrolling, das zu spät beginnt oder gar nicht stattfindet.

Dieser Artikel zeigt drei Kennzahlen, mit denen ihr Projekte laufend steuern könnt, was ihr dafür braucht und wie viel Aufwand es tatsächlich ist. 

Warum Bauchgefühl keine Steuerungsgröße ist

Die meisten Projektleiter in Architekturbüros wissen ungefähr, wie ihre Projekte laufen. Sie kennen die aufwändigen Baustellen, die Auftraggeber die viel Abstimmung brauchen, die Phasen die immer länger dauern als geplant.

Das Problem: "Ungefähr" und "gefühlt" lassen sich nicht mit Honorarbudgets abgleichen. Wenn ein Projekt in Schieflage gerät, ist die entscheidende Frage nicht, ob ihr es gemerkt habt, sondern wie früh. Ein Soll-Ist-Abgleich in der Mitte eines Projekts gibt euch die Möglichkeit gegenzusteuern. Nach Projektabschluss nicht mehr.

Gutes Projektcontrolling im Architekturbüro bedeutet nicht, komplexe Controlling-Software einzuführen oder wöchentliche Reports zu erstellen. Es bedeutet, drei Kennzahlen regelmäßig im Blick zu behalten. 

Die 3 KPIs die wirklich helfen

KPI 1: Soll-Ist-Vergleich nach Leistungsphase

Das ist die Grundlage. Für jede HOAI-Leistungsphase gibt es bei Projektbeginn eine Stundenschätzung, oft abgeleitet aus dem Honorar. Der Soll-Ist-Vergleich stellt dieser Kalkulation die tatsächlich erfassten Stunden gegenüber, phasengenau und in Echtzeit.

Warum nach Phase und nicht nur nach Projekt? Weil "das Projekt läuft über" keine nützliche Information ist. "LPH 5 ist bei 80% der geplanten Stunden, aber erst 50% der Leistung ist fertig" ist eine nützliche Information. Ihr wisst jetzt, wo das Problem liegt, und könnt handeln, bevor die Phase abgeschlossen ist.

Das setzt voraus, dass eure Zeiterfassung Stunden nicht nur auf Projekte bucht, sondern auf Projekte und Leistungsphasen. Wer das noch nicht macht, findet im Artikel zur Projektzeiterfassung nach HOAI einen guten Einstieg. 

KPI 2: Honorarausschöpfung in Prozent

Wie viel Prozent des Gesamthonorars habt ihr durch bislang geleistete Stunden bereits "verbraucht"? Diese Kennzahl verbindet eure Zeitdaten mit dem Projektwert.

Ein Beispiel: Ein Projekt hat ein Honorar von 80.000 Euro. Euer Stundensatz liegt bei 100 Euro. Das entspricht einem Budget von 800 Stunden. Wenn ihr nach zwei Dritteln der Bauzeit bereits 600 Stunden erfasst habt, beträgt die Honorarausschöpfung 75%. Das ist ein Signal, genauer hinzuschauen: Welche Phasen stehen noch aus, und sind die restlichen 200 Stunden dafür realistisch?

Diese Kennzahl hilft nicht nur bei laufenden Projekten, sondern langfristig auch bei der Kalkulation. Wer über mehrere Projekte hinweg beobachtet, dass die Honorarausschöpfung bei Sanierungsprojekten immer früher kritische Werte erreicht als bei Neubauten, hat eine belastbare Grundlage für künftige Angebote. 

KPI 3: Stunden pro Mitarbeiter und Projekt

Welches Projekt bindet wie viel Kapazität von wem? Diese Kennzahl ist besonders wichtig, wenn mehrere Projekte parallel laufen.

In der Praxis passiert folgendes: Ein erfahrener Mitarbeitender ist offiziell auf drei Projekten eingesetzt, aber faktisch verbringt er 70% seiner Zeit auf einem einzigen, weil dort gerade die Ausführungsplanung läuft. Das führt zu Verzögerungen bei den anderen Projekten, zu Überstunden und zu einer ungleichen Auslastung im Team.

Mit der Stundenauswertung nach Mitarbeiter und Projekt seht ihr diese Verschiebungen, bevor sie zum Problem werden. Ihr könnt Kapazitäten umverteilen, Fristen anpassen oder mit dem Auftraggeber sprechen, bevor es zu einer Eskalation kommt. Mehr dazu, wie phasengenaue Daten die Ressourcenplanung konkret verbessern, haben wir im Artikel Welche Projekte fressen eure Zeit? beschrieben. 

Was ihr dafür braucht

Die drei KPIs klingen aufwändig. In der Umsetzung sind sie es nicht, wenn die Grundlagen stimmen.

Saubere Zeiterfassung nach Projekt und Leistungsphase

Das ist die einzige Voraussetzung, Wer seine Stunden phasengenau erfassst, hat alle Rohdaten, die er braucht. Die Auswertung ist dann eine Frage von Minuten, keine von Stunden.

Eine Stundenkalkulation zu Projektbeginn

Ohne Soll-Werte gibt es keinen Soll-Ist-Vergleich. Die Kalkulation muss nicht perfekt sein. Eine grobe Einschätzung pro Leistungsphasse reicht, um das Projekt steuerbar zu machen.

Regelmäßiger Blick in die Zahlen.

Die Daten nützen nichts, wenn niemand sie anschaut. Einmal im Monat 15 Minuten, um die laufenden Projekte zu überprüfen, reicht für die meisten Büros aus. Einmal pro Leistungsphase, kurz vor Phasenabschluss, ist noch besser.

Was ihr dafür nicht braucht: eine teure Controlling-Software, externe berater oder mehrtägige Einführungsprojekte. Ein branchensepzifisches Zeiterfassungstool mit Auswertungsfunktion genügt. Was eine gute Lösung für Planungsbüros generell können muss, haben wir im Artikel zur Software für Architekturbüros zusammengefasst. 

Wie oft solltet ihr reinschauen?

Der häufigste Fehler beim Projektcontrolling ist nicht, dass es fehlt. Es ist, dass es zu selten passiert.

Eine sinnvolle Kadenz für die meisten Büros.

Wöchentlich

Kurzer Überblick über die Stundenauslastung pro Mitarbeiter. Fünf Minuten. Nur um zu sehen, ob jemand deutlich über oder unter Plan liegt.

Monatlich

Soll-ist-Abgleich für alle laufenden Projekte. Welche Projekte laufen im Budget, welche nicht?

Je Leistungsphase:

Vor Phasenabschluss einen Blick auf die Honorarausschöpfung werfen. Gibt es Abweichungen, die ihr mit dem Auftraggeber besprechen müsst?

Wer diese drei Rythmen einhält, hat ein funktionierendes Projektcontrolling. Ohne großen Overhead, ohne zusätzliches Personal, ohne Beratungsmandat.

Fazit

Gutes Projektcontrolling im Architekturbüro braucht keine komplexe Software. Es braucht drei Kennzahlen und die Gewohnheit, regelmäßig reinzuschauen.

Soll-Ist nach Leistungsphase, Honorarausschöpfung, Stunden pro Mitarbeiter und Projekt. Das sind die Informationen, die den Unterschied machen zwischen "das Projekt war irgendwie aufwändig" und "wir haben in LPH 5 30% mehr Stunden gebraucht als kalkuliert, und das liegt an den Koordinationsschleifen mit dem Tragwerksplaner."
Mit dem zweiten könnt ihr die nächste Kalkulation verbessern.

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