Die meisten Architekturbüros haben ein Bauchgefühl dafür, welche Projekte viel Zeit kosten. Ein Bauchgefühl ist aber keine Auswertung und solange ihr nicht wisst, wo die Stunden tatsächlich hinfließen, könnt ihr das Problem nicht lösen.

Dieser Artikel zeigt euch, wie phasengenaue Zeiterfassung funktioniert, was sie euch sagt, und wie ihr die Daten nutzt.

Zeiterfassung im Architekturbüro: Warum der Überblick so oft fehlt

Ihr macht ein Projekt, legt eine Kalkulation an, schätzt die Stunden pro Leistungsphase. Dann beginnt die Arbeit.

Am Ende wisst ihr: Das hat länger gedauert als geplant. Aber ihr wisst nicht, wo genau. War es LPH 3, weil der Auftraggeber dreimal den Grundriss geändert hat? War es LPH 5, weil die Detailplanung unterschätzt wurde? Oder LPH 8, weil die Bauleitung ungeplant viel Aufwand gemacht hat?

Ohne phasengenaue Zeiterfassung bleibt das eine Vermutung und mit einer Vermutung lässt sich die nächste Kalkulation nicht verbessern.

HOAI Leistungsphasen als Grundlage der Projektzeiterfassung

Die HOAI teilt Architekturleistungen in neun Leistungsphasen ein. Das ist nicht nur eine Abrechnungsstruktur, sondern eine Arbeitsstruktur. Jede Phase hat andere Tätigkeiten, andere Beteiligte, andere Abstimmungsaufwände.

Das macht die Leistungsphase zur natürlichen Einheit für Zeitauswertung. Wenn ihr eure Projektstunden auf Phasen aufteilt, seht ihr sofort:

- Welche Phase läuft regelmäßig über das Honorarbudget?

- In welchen Phasen ist euer Büro besonders effizient?

- Welche Projekte haben das schlechteste Verhältnis von Aufwand zu HOAI-Honoraranteil?

Das sind keine theoretischen Fragen. Das sind die Fragen, die über die Rentabilität eurer Projekte entscheiden.

Was phasengenaue Auswertung konkret bedeutet

Stellt euch vor, ihr habt drei laufende Projekte: ein Einfamilienhaus, einen Gewerbebau und eine Schulsanierung.

Ohne Zeiterfassung wisst ihr nur, wie viele Stunden euer Team insgesamt gearbeitet hat. Mit Zeiterfassung auf Projektebene wisst ihr, wie viele Stunden pro Projekt geflossen sind. Mit phasengenauer Zeiterfassung wisst ihr, in welcher Leistungsphase welches Projekt wie viel Zeit gefressen hat.

Konkretes Beispiel: Die Schulsanierung läuft in LPH 6 (Vorbereitung der Vergabe) deutlich über Plan. Nicht weil das Projekt generell aufwändig ist, sondern weil die Ausschreibungsunterlagen dreimal überarbeitet werden mussten.

Ohne phasengenaue Daten seht ihr: "Schulsanierung kostet viel Zeit." Mit phasengenauen Daten seht ihr: "LPH 6 in der Schulsanierung ist das Problem, und zwar wegen der Ausschreibungsschleifen."

Das sind zwei grundsätzlich verschiedene Ausgangspunkte.

Die drei häufigsten Zeitfresser nach Leistungsphase

LPH 2 und 3: Vorplanung und Entwurfsplanung

Unterschätzte Abstimmungsschleifen mit dem Auftraggeber. Besonders dann, wenn das Briefing am Anfang nicht sauber war. Jede weitere Runde kostet mehr, weil nicht nur der Entwurf angepasst wird, sondern auch die Kommunikation drumherum.

LPH 5: Ausführungsplanung

Die Phase, die am häufigsten unterschätzt wird. Wer Detailplanung als "nur Zeichnungen" behandelt, unterschätzt den koordinativen Aufwand mit Fachplanern und die schiere Menge an Dokumenten. Erfahrungswert: Viele Büros kalkulieren LPH 5 mit 25% des Honorars, brauchen aber 35%. (Laut HOAI Leistungsphasen entfallen auf LPH 5 bei Gebäuden 25% der Grundleistungen in der Praxis oft zu knapp kalkuliert.)

LPH 8: Objektüberwachung

Die klassische Black Box. Bauleitung ist schwer planbar. Aber oft zeigt die Zeitauswertung, dass bestimmte Projekte überproportional viel Bauüberwachungszeit ziehen, weil die Ausführung schlecht läuft. Das ist ein Signal, das ihr früher sehen wollt.

Was ihr aus der Auswertung machen könnt

Phasengenaue Daten sind nur so gut wie das, was ihr daraus macht. Deshalb haben wir vier konkrete Anwendungen euch aufgelistet:

- Kalkulationen schärfen: Wenn LPH 5 bei euch in Wohnbauprojekten immer 20% über der HOAI-Schätzung liegt, habt ihr eine Basis für realistischere Angebote.

- Früh gegensteuern: Wenn ein Projekt bereits in LPH 3 über Budget ist, erkennt ihr das rechtzeitig, nicht erst nach Projektabschluss.

- Ressourcen besser planen: Wer weiß, welche Phasen wieviel Kapazität brauchen, kann Projekte gezielter staffeln.

- Gespräche fundieren: Wenn ein Auftraggeber fragt, warum eine Phase teurer wird als geplant, habt ihr konkrete Stundendaten statt einer Schätzung.

Phasengenaue Zeiterfassung einführen: Was ihr braucht

Das alles setzt voraus, dass eure Zeiterfassung nach Leistungsphasen strukturiert ist und nicht nur nach Projekten. Was eine gute Zeiterfassung für Architekktenbüros generell können muss, haben wir im kompletten Guide zur Zeiterfassung für Architekten ausführlicher beschrieben.

Wer Zeit nur auf Projekte bucht, bekommt keine phasengenaue Auswertung. Wer sie auf Projekte und Phasen bucht, schon.

Das klingt nach mehr Aufwand beim Erfassen oder? In der Praxis ist es das nicht, wenn die Software so gebaut ist, dass die Leistungsphase beim Eintragen direkt auswählbar ist und nicht nachträglich zugeordnet werden muss. Sonst passiert das nämlich nie.

Genau das ist der Ansatz den wir z.B. bei der Entwicklung unserer eigenen App TimeEngineer verfolgen: Projektzeiten werden direkt einer Leistungsphase zugeordnet, beim Erfassen. So entstehen keine Lücken und die Auswertung ist immer aktuell.

So fangt ihr an:

Schritt 1: Schaut in eurer aktuellen Zeiterfassung nach, ob ihr Zeit auf Leistungsphasen buchen könnt. Wenn nicht, fehlt euch die Grundlage für jede sinnvolle Auswertung. Welche Anforderungen ein gutes Tool erfüllen sollte, erklärt unser

Schritt 2: Nehmt euer aufwändigstes Projekt der letzten 12 Monate und schätzt rückwirkend, in welcher Phase wieviel Zeit geflossen ist. Schon diese grobe Aufschlüsselung zeigt meistens, wo das eigentliche Problem liegt.

Schritt 3: Stellt sicher, dass neue Projekte von Anfang an phasengenau erfasst werden. Rückwirkend nachzutragen kostet mehr Zeit als es bringt.

Fazit: Daten statt Bauchgefühl

Das Bauchgefühl sagt euch, welche Projekte Zeit fressen. Die Auswertung sagt euch, warum. Das ist der Unterschied zwischen "Die Schulsanierung hat uns aufgerieben" und "LPH 6 läuft bei Sanierungsprojekten regelmäßig 30% über Kalkulation."

Mit festen Daten könnt ihr besser arbeiten.

TimeEngineer ist genau dafür gebaut: Zeiterfassung mit direkter Leistungsphasen-Zuordnung, speziell für Architektur- und Ingenieurbüros. Wenn ihr wissen wollt, wo eure Stunden wirklich hinfließen, schaut es euch kostenlos an.

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