Projektzeiterfassung nach HOAI für Architekten und Planer

Die HOAI ist die Grundlage, auf der Architekturbüros und Planungsbüros abrechnen. Aber sie ist auch eine Arbeitsstruktur. Wer seine Projekte konsequent nach Leistungsphasen trackt, hat einen Informationsvorsprung und beugt gegen schlechten Kalkulationen und Budgetüberschreitungen vor .

Dieser Artikel erklärt, wie Projektzeiterfassung nach HOAI konkret funktioniert, worauf es bei der Einrichtung ankommt und was ihr daraus direkt in eurem Büro anwenden könnt.

Was "Projektzeiterfassung nach HOAI" bedeutet

Zeiterfassung im Architekturbüro gibt es in verschiedenen Qualitätsstufen.

• Die einfachste: Ihr trackt, wer wie viele Stunden gearbeitet hat. Gut für Lohnabrechnung, schlecht für Projektsteuerung.
• Eine Stufe besser: Ihr bucht Stunden auf Projekte. Ihr wisst, was ein Projekt insgesamt kostet. Aber ihr wisst nicht, welche Phase euch aus welchen Gründen Zeit gekostet hat.
• Noch eine Ebene tiefer: Stunden werden nicht nur auf das Projekt gebucht, sondern auf das Projekt und die Leistungsphase. LPH 1 bis 9, jede einzeln.

Das klingt nach mehr Aufwand. Tatsächlich ist es kaum mehr Arbeit, wenn die Software so gebaut ist, dass man die Phase direkt beim Eintragen auswählt. Der Informationsgewinn ist erheblich.

Die HOAI-Leistungsphasen als Zeiterfassungsstruktur

Die neun HOAI-Leistungsphasen sind gut bekannt. Als Erfassungsstruktur für Projektstunden sind sie aber of nicht sinvoll integriert.

Kurze Einordnung, was in jeder Phase typischerweise an Aufwand entsteht:

LPH 1–2 Grundlagenermittlung und Vorplanung:

Meetings, Begehungen, Abstimmungen mit dem Auftraggeber. Viel Kommunikationsaufwand, der selten sauber erfasst wird. Besonders wenn das Briefing unscharf war, wird hier schon Zeit verloren, die niemand sieht.

LPH 3–4 Entwurfs- und Genehmigungsplanung:

Der gestalterische Kern. Änderungsschleifen entstehen hier. Wer ohne Erfassung arbeitet, merkt erst beim Honorarvergleich, dass der Entwurf drei statt eine Runde gebraucht hat.

LPH 5 Ausführungsplanung:

Regelmäßig die aufwändigste Phase und gleichzeitig die am häufigsten unterschätzte. Koordination mit Fachplanern, Stapel an Dokumenten, hohe Revisionsrate. Viele Büros kalkulieren nur 25% des Honorars für LPH 5 und brauchen am Ende doch 35%.

LPH 6–7 Vorbereitung und Mitwirkung bei der Vergabe:

Ausschreibungsunterlagen sind unterschätzt. Besonders bei öffentlichen Projekten mit mehreren Schleifen.

LPH 8–9 Objektüberwachung und Dokumentation:LPH 8–9 Objektüberwachung und Dokumentation:

LPH 8 ist vor Ort. Fahrten, Wartezeiten, ungeplante Abstimmungen. LPH 9 zieht sich oft über Jahre. Stunden dafür werden kaum erfasst.

Wenn ihr Zeit nach euren Phasen bucht, seht ihr auf einen Blick, wo ein Projekt gerade steht und ob es innerhalb des Budgets bleibt.

Wie man die Projektzeiterfassung richtig einrichtet

Drei Dinge müssen stimmen, damit phasengenaue Zeiterfassung im Alltag funktioniert:

1. Die Projektstruktur muss sauber sein.

Jedes Projekt braucht eine klare Zuordnung zu einer Leistungsphase als Standard. Wer Projekte ohne Phasenstruktur anlegt, erzeugt Erfassungschaos. Mitarbeitende wählen dann irgendwas aus oder tragen pauschal ein.

2. Die Erfassung muss einfach sein.

Wenn das Eintragen einer Stunde mit Projektauswahl und Phasenzuordnung mehr als 30 Sekunden dauert, wird es nicht gemacht. Das ist keine Faulheit, das ist Realität. Die Software muss die Phase vorschlagen oder als schnelle Auswahl integriert haben.

3. Die Erfassung muss zeitnah passieren.

Am Freitag die Woche nachzutragen ist besser als gar nicht. Täglich ist aber deutlich besser. Stunden, die nachgetragen werden, basieren auf Schätzungen. Gerade in stressigen Phasen mit vielen Wechseln zwischen Projekten verliert man schnell den Überblick.

Was ihr aus der Auswertung ziehen könnt

Phasengenaue Daten ermöglichen Auswertungen, die mit einfacher Zeiterfassung nicht möglich sind.

Soll-Ist-Vergleich nach Phase:

Ihr habt bei Projektbeginn eine Stundenkalkulation pro Leistungsphase. Mit der tatsächlichen Erfassung seht ihr, ob ihr in der Phase im Budget lauft oder ob eine bestimmte Phase bereits über Budget ist. Frühzeitig, nicht erst nach Projektabschluss.

Honorarausschöpfung in Echtzeit:

Welcher prozentualer Anteil des HOAI-Honorars in welcher Phase verbraucht wurde. Wenn LPH 5 bei 60% Honorarausschöpfung steht, aber erst 40% der Leistung erbracht ist, ist das ein konkretes Signal.

Projektvergleiche über den Bürobestand:

Welche Projekttypen kosten in welchen Phasen am meisten? Einfamilienhäuser, Gewerbebau, Sanierungen, öffentliche Projekte. Diese Muster entstehen nur, wenn ihr konsequent über mehrere Projekte hinweg nach Phasen erfasst.

Grundlage für bessere Kalkulationen:

Der größte Langzeitnutzen. Wenn ihr nach zwei Jahren phasengenauer Erfassung wisst, dass LPH 5 bei Sanierungsprojekten in eurem Büro immer 30% über dem HOAI-Ansatz liegt, habt ihr eine harte Zahl für die nächste Kalkulation.

HOAI-Software im Vergleich: Worauf achten?

Es gibt verschiedene Ansätze für Projektzeiterfassung in Planungsbüros. Was ihr wirklich braucht, hängt von eurer Bürogröße und euren Schwerpunkten ab.

Excel und manuelle Lösungen:

Funktionieren, solange das Team klein ist und jemand die Tabellen aktuell hält. Ab fünf Personen auf mehr als drei parallelen Projekten verliert ihr den Überblick. Keine Phasenzuordnung per Klick, kein Echtzeit-Überblick, keine automatischen Auswertungen.

Allgemeine Zeiterfassungstools (Toggl, Clockify, etc.):

Schnell eingerichtet, günstig. Aber keine Branchenstruktur. Ihr könnt Projekte und Phasen als Tags oder Kategorien anlegen, aber das ist Handarbeit und wird nicht durchgehalten. Kein Bezug zu HOAI-Honoraren oder Budgets.

Branchenspezifische Lösungen:

PROJEKT PRO, untermStrich und ähnliche bieten HOAI-konforme Strukturen, aber richten sich oft an größere Büros und sind entsprechend komplex und teuer. Für ein 10-Personen-Büro ist der Overhead groß.

TimeEngineer:

Entwickelt speziell für kleine und mittlere Planungsbüros (5–50 Mitarbeiter). Zeiterfassung direkt nach HOAI-Leistungsphase, Budgetvergleich auf Projektebene, Teamübersicht in Echtzeit. Kein Overhead, keine Einführungsprojekte und eine kostenlose Testversion.

Wie ihr anfangt

Wer noch keine phasengenaue Erfassung hat, muss nicht bei null anfangen.

Schritt 1 Bestandsaufnahme:

Welche Projekte laufen gerade? In welcher Leistungsphase befinden sie sich? Legt diese Struktur als Grundlage an, bevor ihr mit der Erfassung startet.

Schritt 2 Ein Pilotprojekt:

Fangt mit einem Projekt an. Bucht alle Stunden für zwei Wochen phasengenau. Seht, wie die Auswertung aussieht. Das gibt euch ein Gefühl für den Aufwand und den Nutzen, bevor ihr das ganze Büro umstellt.

Schritt 3 Team mitnehmen:

Erklärt eurem Team kurz, warum phasengenaue Erfassung wichtig ist. Nicht als Kontrollinstrument, sondern als Steuerungswerkzeug.

Schritt 4 Auswertung zur Gewohnheit machen:

Phasengenaue Daten nützen nichts, wenn niemand reinschaut. Plant einmal pro Monat 15 Minuten ein, um die laufenden Projekte auf Phasenbasis zu prüfen.

Fazit

Projektzeiterfassung nach HOAI ist kein Add-on, das man irgendwann einführt wenn man Zeit hat. Es ist die Grundlage für realistischere Kalkulationen, frühzeitige Budgeterkennung und bessere Projektsteuerung.

Der technische Aufwand ist gering, wenn die richtige Software dahinter steckt. Der Nutzen wächst mit jedem Projekt, das ihr konsequent erfasst.

Wenn ihr das ausprobieren wollt: TimeEngineer ist für genau diese Anforderung gebaut. Kostenlos zum testen verfügbar, ohne Kreditkarte, ohne Einführungsprojekt.