Die meisten Architekturbüros in Deutschland erfassen ihre Arbeitszeiten mit Excel. Manche mit Zettel und Stift, manche gar nicht. Das funktioniert, bis es nicht mehr funktioniert. Überstunden verschwinden im Nebel, Projektzeiten werden aus dem Gedächtnis rekonstruiert und bei der nächsten Honorarverhandlung fehlen die Zahlen, um fair zu kalkulieren.

Seit dem BAG-Urteil von 2022 ist Arbeitszeiterfassung in Deutschland Pflicht. Aber das ist ehrlich gesagt nicht der wichtigste Grund, sich damit zu beschäftigen. Der wichtigste Grund ist: Wer nicht weiß, wie viel Zeit in welches Projekt fließt, verschenkt Geld.

In diesem Guide erfährst du, warum Zeiterfassung im Architekturbüro anders funktioniert als in anderen Branchen, wann Excel an seine Grenzen stößt, worauf du bei der Auswahl einer Software achten solltest und wie du Zeiterfassung einführst, ohne dass dein Team rebelliert.

1. Warum Zeiterfassung im Architekturbüro anders ist

Zeiterfassung klingt erstmal nach einem gelösten Problem. Es gibt hunderte Tools auf dem Markt. Aber wenn du ein Architekturbüro leitest, merkst du schnell: Die meisten davon passen nicht.

Das liegt an ein paar Besonderheiten, die es in anderen Branchen so nicht gibt:

Projekte laufen nach HOAI-Leistungsphasen:

Ein Gebäude entsteht nicht in Sprints, sondern in neun klar definierten Phasen, von der Grundlagenermittlung bis zur Objektbetreuung. Wer seine Zeiten sinnvoll auswerten will, muss sie einer Leistungsphase zuordnen können. Die meisten generischen Zeiterfassungs-Tools kennen dieses Konzept nicht.

Projekte laufen über Monate und Jahre:

Ein Einfamilienhaus zieht sich über 12 bis 18 Monate. Größere Projekte über mehrere Jahre. Gleichzeitig laufen drei, fünf, manchmal zehn Projekte parallel. Der typische Arbeitstag eines Architekten besteht aus ständigem Wechsel zwischen Projekten, Telefonaten, Baustellenbesuchen und Verwaltung.

Dokumentation ist Pflicht:

Wer am Projekt was gemacht hat, muss nachvollziehbar sein. Nicht nur für die eigene Planung, sondern auch für Honorarabrechnungen, Nachträge und im Streitfall.

ArbZG-Compliance ist kein Nice-to-have:

Maximale Arbeitszeit von 10 Stunden, Pausenregelungen (30 Minuten ab 6 Stunden, 45 Minuten ab 9 Stunden), 11 Stunden Ruhezeit zwischen Arbeitstagen. Das muss dokumentiert werden. In der Bauphase, wenn es stressig wird, passieren hier die meisten Verstöße.

Aus unseren Gesprächen mit Büroinhabern hören wir immer wieder denselben Satz:

"Das Tool muss nicht alles können. Aber was es kann, muss es perfekt machen."

Genau das ist das Problem mit generischen Lösungen. Sie können vieles ein bisschen,

aber nichts davon richtig gut und oft nicht zugeschnitten auf kleine Architektur- oder Ingenieurbüros.

2. Die rechtliche Seite: Musst du Arbeitszeiten erfassen?

Die kurze Antwort ist: Ja.

Das Bundesarbeitsgericht hat im September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen (Az. 1 ABR 22/21). Das Urteil bezieht sich auf den bereits 2019 ergangenen Beschluss des Europäischen Gerichtshofs.

Was genau erfasst werden muss:

Beginn und Ende der täglichen
Arbeitszeit- Dauer der Arbeitszeit
Pausenzeiten

Was NICHT vorgeschrieben ist:

Projektzeiterfassung (welches Projekt, welche Phase)
Dokumentation von Tätigkeiten
Digitale Erfassung (theoretisch reicht Papier)

Die wichtigsten ArbZG-Regeln im Überblick:

Regel	Grenzwert
Maximale tägliche Arbeitszeit	10 Stunden
Pflichtpause ab 6 Stunden	Mindestens 30 Minuten
Pflichtpause ab 9 Stunden	Mindestens 45 Minuten
Ruhezeit zwischen Arbeitstagen	Mindestens 11 Stunden

Wichtig: Verstöße gegen das ArbZG sind Ordnungswidrigkeiten. Die Verantwortung liegt beim Arbeitgeber, nicht beim Mitarbeiter.

3. Excel vs. Software: Ein ehrlicher Vergleich

Bevor wir über Software reden, eine ehrliche Einschätzung: Excel funktioniert. Für manche Büros reicht es auch langfristig.

Wann Excel reicht:

Keine Auswertung nach HOAI-Leistungsphasen nötig
Büro mit 1 bis 3 Mitarbeitern
Wenige parallele Projekte
Die Inhaber beinhalten auch ohne System den Überblick

Wann Excel zum Problem wird:

Ab 5 Mitarbeitern wird die Pflege aufwendig
Mehrere Projekte in verschiedenen Leistungsphasen gleichzeitig
ArbZG-Compliance manuell prüfen wird fehleranfällig
Auswertungen brauchen Stunden statt Sekunden
Mitarbeiter vergessen einzutragen oder tragen falsch ein
Kein Live-Überblick: Was hat wer diese Woche gearbeitet?

Aus unseren Gesprächen kennen wir ein 3-Mann-Büro, das eine ausgefeilte Excel-Tabelle mit Verknüpfungen gebaut hat und damit zufrieden ist. Für die funktioniert das, und es gibt keinen Grund, das zu ändern.

Ein anderes Büro mit 12 Mitarbeitern hat uns erzählt, dass sie sogar überlegt hatten, eine eigene Software entwickeln zu lassen, weil nichts am Markt gepasst hat. Das zeigt: Zwischen "Excel reicht" und "wir brauchen was Professionelles" liegt eine echte Frustrationslücke.

Der Kern des Problems:

Excel ist ein Allzweckwerkzeug. Es kann Zeiterfassung abbilden, aber es versteht nichts von HOAI-Phasen, ArbZG-Regeln oder Projektdokumentation. Ab einem bestimmten Punkt brauchst du ein Werkzeug, das deine Branche versteht. Mehr dazu in unserem Artikel 5 schnelle Wins gegen Excel-Chaos im Planungsbüro.

4. Was muss eine Zeiterfassung für Architekten können?

Wenn du dich nach einer Lösung umschaust, hilft eine klare Anforderungsliste. Hier ist unsere, basierend auf dem, was wir aus Gesprächen mit Büroleitungen gelernt haben:

Must-have

✔️ HOAI-Leistungsphasen zuordnen:

Und zwar beim Erfassen, nicht erst nachträglich in einer Excel-Auswertung. Wenn du eine Stunde in LP 5 arbeitest, sollte das sofort korrekt verbucht sein.

✔️ ArbZG-konforme Pausenprüfung:

Automatische Warnungen bei fehlenden Pausen, Überschreitung der Höchstarbeitszeit, zu kurzen Ruhezeiten. Kein manuelles Nachrechnen.

✔️ Projektbezogene Erfassung: Nicht nur Stempeluhr (Kommen/Gehen), sondern: Welches Projekt, welche Phase, wie lange.

✔️ Export-Funktion: CSV oder Excel für den Steuerberater, die Buchhaltung oder die eigene Auswertung.

✔️ Cloud-basiert: Dein Team ist nicht immer am selben Ort. Homeoffice, Baustelle, Büro. Die Erfassung muss überall funktionieren.

Nice-to-have

➕ Urlaubsverwaltung:

Beantragt, genehmigt, Resttage im Blick. Spart ein weiteres Tool.

➕ Vertragsverwaltung:

Arbeitszeiten, Überstundenregeln, Toleranzpuffer pro Mitarbeiter.

➕ Projektdokumentation:

Notizen an Zeiteinträge koppeln: Was wurde am Projekt gemacht? Nicht nur wie lange.

➕ Dashboard:

Wochenstunden, Stundensaldo, offene Genehmigungen auf einen Blick.

➕ Mobile Nutzung:

Nicht jeder sitzt den ganzen Tag am Desktop.

Was die meisten kleinen Büros NICHT brauchen:

❌ Honorarabrechnung:

Klingt erstmal logisch, aber aus unserer Erfahrung nutzen die meisten kleinen Büros Lexware oder lassen das komplett vom Steuerberater machen. Eine Zeiterfassung muss nicht auch noch Rechnungen schreiben.

❌ Gantt-Charts und Aufgabenmanagement:

Dafür gibt es spezialisierte Tools. Eine Zeiterfassung die alles sein will, wird meistens nichts richtig gut.

❌ GPS-Tracking:

Vertrauensarbeitszeit ist in Architekturbüros Standard. Tracking erzeugt Misstrauen.

5. Zeiterfassung einführen, ohne dass dein Team rebelliert

Die Software auszuwählen ist der einfache Teil. Der schwierige Teil: Dein Team dazu bringen, sie auch zu nutzen.

Warum sich Mitarbeiter:Innen wehren:

"Das fühlt sich nach Kontrolle an." Gerade in kreativen Berufen ist Zeiterfassung unbeliebt. Architekten wollen entwerfen, nicht Stunden loggen.

"Das ist Mehraufwand." Stimmt. Zumindest anfangs.

"Excel hat doch funktioniert." Aus Mitarbeitersicht oft ja, denn die Nachteile sieht nur die Büroleitung.

Was hilft:

Vorteile für Mitarbeiter sichtbar machen:
Zeiterfassung ist nicht nur ein Tool für die Chefetage. Wenn Mitarbeiter ihr Stundensaldo sehen, wissen sie, ob sie Überstunden aufbauen. Automatische ArbZG-Prüfungen schützen sie vor unbemerkten Verstößen. Faire Arbeitslastverteilung wird möglich, wenn transparent ist, wer wie viel an welchem Projekt arbeitet.
Schrittweise einführen:
Nicht am ersten Tag alles verlangen. Woche 1: Nur Arbeitszeiten erfassen (Kommen, Gehen, Pausen). Woche 2: Projektzeiten dazu. Woche 3: Dokumentation. So hat das Team Zeit, sich an den Workflow zu gewöhnen.
Quick Win schaffen:
Innerhalb der ersten Woche sollte jeder Mitarbeiter einen konkreten Vorteil sehen. Das kann das eigene Stundensaldo sein, die automatische Pausenberechnung oder einfach die Klarheit, wie viel diese Woche noch zu arbeiten ist.
Feedback einholen:
Nach zwei Wochen das Team fragen: Was nervt? Was fehlt? Was ist besser als vorher? Software lässt sich anpassen. Wenn die Einführung als Einbahnstraße empfunden wird, stirbt die Akzeptanz.

6. Was bringt phasengenaue Zeiterfassung nach HOAI?

Hier wird es interessant. Und hier liegt der eigentliche Mehrwert, der weit über die gesetzliche Pflicht hinausgeht.
Die HOAI definiert neun Leistungsphasen für Gebäude und Innenräume (§34 HOAI 2021). Jeder Phase ist ein prozentualer Honoraranteil zugeordnet:

Phase	Bezeichnung	Honoraranteil
LP1	Grundlagenermittlung	2%
LP2	Vorplanung	7%
LP3	Entwurfsplanung	15%
LP4	Genehmigungsplanung	3%
LP5	Ausführungsplanung	25%
LP6	Vorbereitung der Vergabe	10%
LP7	Mitwirkung bei der Vergabe	4%
LP8	Objektüberwachung (Bauüberwachung)	32%
LP9	Objektbetreuung	2%

Seit Januar 2021 sind die HOAI-Honorarsätze nicht mehr verbindlich, sondern dienen als Orientierung. In der Praxis werden sie aber weiterhin als Grundlage für die Kalkulation verwendet.

Warum diese Tabelle Gold wert ist

Stell dir vor, du weißt nach einem abgeschlossenen Projekt, dass dein Team 35% der gesamten Projektzeit in Leistungsphase 5 (Ausführungsplanung) verbracht hat.

Laut HOAI sind dafür 25% des Honorars vorgesehen. Das bedeutet: Du hast in LP 5 deutlich mehr Zeit investiert als das Honorar abdeckt.

❗Beim nächsten vergleichbaren Projekt weißt du, dass du entweder das Honorar für LP 5 anders verhandeln musst oder den Aufwand dort reduzieren solltest. Ohne phasengenaue Zeiterfassung ist das Bauchgefühl. Mit Zeiterfassung sind es Zahlen die sich auswerten lassen.

Konkret hilft dir das bei:

Realistischeren Angeboten:

Du kalkulierst auf Basis echter Aufwandsdaten, nicht auf Basis von "das haben wir schon immer so gemacht".

Frühwarnung bei Projekten:

Wenn in LP 3 schon 20% des Gesamtaufwands verbraucht sind, obwohl nur 15% des Honorars vorgesehen sind, weißt du früh: Hier läuft was schief.

Besseren Honorarverhandlungen:

"In den letzten 5 vergleichbaren Projekten lag unser tatsächlicher Aufwand in LP 8 bei 38%, nicht bei 32%." Das ist ein Argument, das wirkt.

Wirtschaftlicherer Büroführung:

Du siehst, welche Projekttypen profitabel sind und welche nicht. Welche Phasen immer aus dem Ruder laufen. Wo es Optimierungspotenzial gibt. Welche KPIs dabei wirklich helfen, zeigen wir in unserem Artikel Projektcontrolling in Planungsbüros: KPIs, die wirklich helfen.

In der Praxis weicht der tatsächliche Zeitaufwand oft von den HOAI-Honoraranteilen ab. Besonders LP 5 (Ausführungsplanung) und LP 8 (Bauüberwachung) sind bekannt dafür, dass sie mehr Zeit verschlingen als vorgesehen. Genau das sichtbar zu machen, ist der Kern guter Projektzeiterfassung.

7. Welche Software gibt es für Architekten?

Der Markt lässt sich grob in drei Kategorien einteilen:

Branchenspezifische Lösungen

Tools, die explizit für Architekten und Ingenieure entwickelt wurden. Sie kennen HOAI-Leistungsphasen, verstehen den Büroalltag und bieten branchenspezifische Auswertungen.
Beispiele: TimeEngineer, Compa, PROJEKT PRO, untermStrich, KOBOLD Control. Die Preise und Zielgruppen variieren stark. Manche richten sich an kleine Büros (5 bis 20 Mitarbeiter), andere an große Organisationen mit 50+ Mitarbeitern.

Generische Tools mit Projektfunktionen

Allgemeine Zeiterfassungs-Software, die projektbezogene Erfassung bietet, aber keine HOAI-Leistungsphasen kennt. Leistungsphasen müssten als Workaround (z.B. als Unterprojekte oder Tags) abgebildet werden.
Beispiele: Clockodo, ZEP, TimeTac. Oft günstiger und schneller eingerichtet, aber Auswertungen nach Leistungsphasen erfordern manuellen Aufwand.

Rein generische Lösungen

HR-Tools mit Zeiterfassung als Nebenfunktion. Reiner Stempeluhr-Ersatz ohne Projektbezug.
Beispiele: Personio, Papershift. Für die Personalverwaltung praktisch, für projektbezogene Zeiterfassung nach HOAI ungeeignet.

Einen detaillierten Vergleich von sechs Zeiterfassungs-Tools für Architekten und Ingenieure findest du in unserem regelmäßig aktualisierten Software-Vergleich.

Fazit: Fang einfach an

Zeiterfassung im Architekturbüro ist seit 2022 gesetzliche Pflicht. Aber der echte Wert liegt nicht in der Compliance, sondern in der Transparenz: Zu wissen, wohin deine Zeit fließt, ist die Grundlage für bessere Kalkulationen, faire Honorarverhandlungen und wirtschaftlichere Büroführung.

Drei Dinge, die du mitnehmen solltest:

Definiere deine Anforderungen, bevor du ein Tool auswählst. Brauchst du HOAI-Leistungsphasen? ArbZG-Prüfungen? Projektdokumentation? Die Checkliste oben hilft.
Starte klein.
Erst Arbeitszeiten, dann Projektzeiten, dann Auswertungen. Überfordere dein Team nicht am ersten Tag.
Nutze die Daten.
Zeiterfassung ist kein Selbstzweck. Der Wert entsteht, wenn du nach drei Monaten weißt, welche Projekte profitabel sind und welche nicht.

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Transparenzhinweis: Wir haben TimeEngineer selbst entwickelt. In diesem Guide versuchen wir trotzdem, neutral zu informieren. Denn ein guter Guide hilft dir, die richtige Entscheidung zu treffen, auch wenn das am Ende nicht unser Tool ist.

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