Software für Architekturbüros: Was du wirklich brauchst
Die meisten Architekturbüros haben oft zu viele Tools, die miteinander nicht kommunizieren können.
CAD-Software auf einem Rechner, Projektstunden in einer Excel-Datei auf dem Shared Drive, interne Kommunikation verteilt auf WhatsApp und E-Mail, Rechnungen in einer Word-Vorlage, Urlaubsanfragen per Zettel. So sieht der Alltag in vielen Büros mit fünf bis fünfzig Mitarbeitenden aus.
Das Problem ist nicht die einzelne Software. Das Problem ist, dass keine davon für Architekturbüros gebaut wurde und dass sie als Insellösungen funktionieren, aber nichts ist miteinander verbunden.
Dieser Artikel zeigt dir, welche Software ein modernes Architekturbüro wirklich braucht, was du weglassen kannst, und worauf du bei der Auswahl achten solltest.
Warum der Tool-Dschungel so schnell entsteht
Kein Büro entscheidet sich bewusst für Chaos. Es wächst organisch.
Am Anfang gibt es Excel für alles. Dann kommt ein CAD-Tool dazu. Danach macht jemand ein Google-Konto auf, um gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten. Aber du merkst, dass du eine Lösung für Urlaubsanfragen brauchst, also noch ein separates Dokument oder eine App. Dann führt jemand noch eine andere App für das Projektmanagement ein.
Nach drei Jahren hat ein Zehn-Personen-Büro typischerweise acht bis zwölf Tools im Einsatz. Die Hälfte davon wird nicht richtig genutzt, weil das Team nie ordentlich eingeführt wurde.
Das kostet Zeit, Geld und Nerven. Vor allem aber kostet es Daten. Wenn deine Projektstunden in Excel liegen, die Kommunikation in WhatsApp ist und die Dokumente auf drei verschiedenen Drives verteilt sind, hast du keine verlässliche Grundlage für Entscheidungen.
Wenn du das Gefühl kennst, schau dir auch unseren Artikel über die häufigsten Excel-Probleme in Planungsbüros an. Dort haben wir die fünf häufigsten Bruchstellen beschrieben.
Die vier Bereiche, für die du wirklich Software brauchst
1. CAD und BIM: das Kernwerkzeug
Das ist der Bereich, bei dem die meisten Büros am wenigsten falsch machen. Ein CAD- oder BIM-Tool ist unverzichtbar und wird in der Regel sorgfältig ausgewählt.
Die gängigsten Optionen in Deutschland:
AutoCAD: Standard in vielen Büros, besonders für 2D-Planung
ARCHICAD: beliebt bei Büros, die mit BIM arbeiten wollen, ohne tief in die Revit-Welt einzusteigen
Revit: Standard für BIM-intensive Projekte, hohe Einarbeitungszeit, großes Ökosystem
Allplan: deutsche Alternative von Nemetschek, vor allem im Hochbau verbreitet
Hier gilt: Wähle das Tool, das deine Art zu arbeiten abbildet, nicht das mit dem meisten Marketingbudget. Und wechsel es nicht leichtfertig. Jeder CAD-Wechsel kostet das Team Monate der Produktivität.
Ein Hinweis zu BIM: Für viele kleinere Büros ist das noch kein Alltagsthema, aber öffentliche Auftraggeber fordern es zunehmend. Wer heute noch komplett auf 2D setzt, sollte das zumindest beobachten.
2. Zeiterfassung und Projektverwaltung
Das ist der Bereich, bei dem die meisten Fehler gemacht werden und der gleichzeitig den größten Hebel hat.
Ohne verlässliche Zeiterfassung weißt du nicht, ob ein Projekt rentabel war. Du kannst die nächste Kalkulation nicht verbessern. Du siehst nicht, wo Überstunden entstehen, bis es zu spät ist. Seit dem BAG-Urteil von 2022 ist die Arbeitszeiterfassung für alle Arbeitgeber gesetzlich Pflicht, unabhängig von der Betriebsgröße.
Das Problem mit generischen Zeiterfassungstools: Sie kennen keine HOAI-Leistungsphasen. Du buchst Stunden auf ein Projekt, aber nicht auf eine Phase. Das macht die Auswertung halb wertlos, weil du am Ende nur weißt, wie viel Zeit ein Projekt insgesamt gekostet hat. Nicht wo genau. Was das in der Praxis bedeutet, haben wir im Artikel über phasengenaue Zeiterfassung im Architekturbüro ausführlicher beschrieben.
Was eine gute Zeiterfassungslösung für Architekturbüros können muss:
- HOAI-Leistungsphasen direkt beim Erfassen zuordnen
- Auswertungen auf Projekt- und Phasenebene liefern
- ArbZG-Compliance automatisch prüfen
- Für das Team einfach genug sein, damit es wirklich genutzt wird
Wer darüber hinaus Urlaubsverwaltung, Arbeitspläne und Verträge im selben System abbilden kann, spart sich ein weiteres separates Tool.
Den vollständigen Überblick, was eine Zeiterfassung für Architekturbüros können muss, findest du im kompletten Guide zur Zeiterfassung für Architekten.
3. Kommunikation und Dokumentenmanagement
Hier ist weniger oft mehr.
Wenn dein Team auf WhatsApp, E-Mail und Teams gleichzeitig kommuniziert, geht Information verloren. Entscheidungen werden getroffen, aber nicht dokumentiert. Wer drei Monate später wissen will, warum ein Detail so geplant wurde, findet die Antwort irgendwo in einer WhatsApp-Gruppe, die bereits 400 Nachrichten weiter ist.
Die Lösung ist nicht eine neue App. Die Lösung ist eine Entscheidung: ein Kanal für interne Kommunikation, ein Ort für Dokumente.
Gängige Optionen:
Microsoft Teams + SharePoint: weit verbreitet, gut integriert, funktioniert für die meisten Büros ohne großen Einführungsaufwand
Slack: etwas leichtgewichtiger als Teams, gut für kleinere Büros. Für die Dokumentablage brauchst du dann noch eine ergänzende Lösung.
Nextcloud: DSGVO-konforme Alternative, selbst gehostet oder über einen deutschen Anbieter. Mehr Kontrolle, etwas mehr Einrichtungsaufwand.
Ein Hinweis zum Datenschutz: Wer Kundendaten und Projektunterlagen in der Cloud speichert, muss sicherstellen, dass der Anbieter DSGVO-konform arbeitet und die Daten auf Servern in der EU liegen. Das ist keine Formalität. Bei einem Datenschutzvorfall können Bußgelder erheblich sein. Die schnellste Prüfung: Betreibt der Anbieter sein Rechenzentrum in Deutschland oder der EU, und bietet er einen Auftragsverarbeitungsvertrag an?
4. Buchhaltung und Rechnungsstellung
Das ist der Bereich, bei dem du am meisten mit Steuerberater abstimmen solltest, denn sie bestimmen, was nachher mit den Daten passiert.
Gängige Tools in Deutschland:
DATEV: Standard bei deutschen Steuerkanzleien, meist über den Steuerberater eingebunden
lexoffice: einfach zu bedienen, direkte DATEV-Schnittstelle, gut für kleine bis mittlere Büros
sevDesk: ähnlicher Ansatz wie lexoffice, etwas günstigerer Einstiegspreis
Das Wichtigste: Wähle ein Tool, das dein Steuerberater kennt oder das eine direkte Exportfunktion für DATEV hat. Sonst landest du beim manuellen Abtippen, und das kostet mehr, als das günstigste Abo gespart hat.
Was du getrost weglassen kannst
Nicht jede Software, die für andere Branchen gut funktioniert, macht in einem Architekturbüro Sinn.
Allgemeine Projektmanagement-Tools: Trello, Asana, Notion sind gut für Teams, die viele parallele Tasks verwalten. Für ein Büro, das nach HOAI-Phasen arbeitet und Projektstunden nachverfolgen muss, sind sie meist zu generisch. Du baust dir Workflows nach, die ein branchenspezifisches Tool von Haus aus mitbringt, und am Ende nutzt doch wieder keiner das Board.
Separates HR-Tool: Für ein Fünf-bis-Zwanzig-Personen-Büro ist ein eigenes HR-System in den meisten Fällen Overkill. Urlaubsverwaltung, Arbeitszeitkonten und Vertragsunterlagen lassen sich auch über ein gutes Büroverwaltungsmodul abdecken, das du ohnehin schon hast oder brauchst.
Enterprise-Lösungen: Alles, was eine mehrtägige Implementierung durch einen externen Dienstleister braucht, passt in der Regel nicht zu einem Büro mit zehn bis zwanzig Mitarbeitenden. Wenn die Einführung länger dauert als der erste Nutzungsmonat, ist das ein Warnsignal.
Worauf du bei der Auswahl achten solltest
Datenschutz und DSGVO: Frag bei jedem Anbieter nach: Wo liegen die Daten? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag? Arbeitet der Anbieter EU-DSGVO-konform? Das gilt besonders für Tools, in denen Mitarbeiterdaten oder Kundendaten liegen.
Gesamtkosten, nicht nur der Monatspreis: Fünf Euro pro User klingt günstig. Wenn aber die Einführung drei Wochen Teamzeit kostet und nachher noch jemand für Support zuständig ist, ist es das am Ende teuerer als erwartet. Rechne den initialen Aufwand immer mit ein.
Branchenspezifik gegen Generik: Ein allgemeines Tool lässt sich für Architekturbüros anpassen, das kostet aber Zeit. Ein Tool, das von Anfang an für deine Arbeitsweise gebaut wurde, braucht diese Anpassung nicht. Je kleiner dein Team, desto mehr lohnt sich Branchenspezifik. Für einen Überblick, was Digitalisierung in Architekturbüros insgesamt bedeutet, lohnt sich auch unser Artikel zur Digitalisierung in Architektur- und Ingenieurbüros.
Schnittstellen: Wie gut verbindet sich das neue Tool mit dem, was du schon hast? Eine Zeiterfassung, die Daten direkt in deine Buchhaltungssoftware exportiert, spart Aufwand. Eine, die das nicht kann, schafft Medienbrüche.
Einführungsaufwand: Bewerte nicht nur die Software, sondern wie sie eingeführt werden muss. Je einfacher die Bedienung, desto höher die tatsächliche Nutzungsrate. Ein gutes Tool, das niemand richtig benutzt, hilft niemandem. Die schönste Features nützen nichts, wenn dein Team die nach zwei Wochen vergisst.
Fazit: So viel wie nötig, so wenig wie möglich
Ein modernes Architekturbüro braucht keine zwölf Tools. Es braucht die richtigen vier.
Das Grundgerüst für die meisten Büros mit fünf bis fünfzig Mitarbeitenden:
1. Ein gutes CAD- oder BIM-Tool für die Planung
2. Eine branchenspezifische Zeiterfassung mit HOAI-Integration und Büroverwaltung
3. Eine klare Kommunikations- und Dokumentenlösung
4. Ein Buchhaltungstool mit DATEV-Export
Mehr braucht es meistens nicht. Alles andere ist Nice-to-have, das du erst dann einführst, wenn das Grundgerüst wirklich sitzt. Aus Erfahrung: Wer das Grundgerüst erst einmal sauber aufgestellt hat, stellt fest, dass viele weitere Tools überflüssig werden.
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