Zeiterfassung Architekten & Ingenieure 2026 | Software-Vergleich HOAI

Die Zeiterfassung hat sich für Architekten und Ingenieure von einer reinen Pflichtaufgabe zu einem strategischen Steuerungsinstrument entwickelt.

1. Warum Zeiterfassung 2026 für Planungsbüros entscheidend ist

Neben der gesetzlichen Verpflichtung zur Arbeitszeiterfassung (EuGH, BAG) stehen Planungsbüros vor ganz anderen Herausforderungen: steigender Kostendruck, komplexe Projektstrukturen und die Notwendigkeit, HOAI-Leistungsphasen sauber auszuwerten.

Moderne Zeiterfassungslösungen müssen daher mehr leisten als nur Start- und Endzeiten zu speichern. Sie müssen Projektcontrolling ermöglichen, Transparenz schaffen und wirtschaftliche Entscheidungen unterstützen.

In diesem Artikel vergleichen wir die 6 besten Zeiterfassungslösungen für Architekten & Ingenieure im Jahr 2026 – mit einem klaren Fokus auf Praxisnähe, Kosten und Zukunftsfähigkeit.

2. Gesetzliche Anforderungen & neue Erwartungen an Software

Seit den Urteilen von EuGH und BAG ist klar:
Arbeitszeiten müssen vollständig, manipulationssicher und nachvollziehbar dokumentiert werden.

Für Planungsbüros kommt eine Besonderheit hinzu:
Arbeitszeiten müssen projektspezifisch, leistungsphasenbezogen (HOAI) und auswertbar sein.

Moderne Anforderungen 2026:

• Cloudbasierte Verfügbarkeit (Homeoffice & Baustelle)

• Projekt- & Mitarbeitertransparenz

• Rechtssichere Dokumentation

• Auswertungen für Controlling & Abrechnung

• Intuitive Bedienung ohne Schulungsaufwand

3. Auswahlkriterien im Vergleich

Bei der Bewertung der Tools haben wir folgende Kriterien zugrunde gelegt:

• HOAI-Tauglichkeit: Leistungsphasen & projektbezogene Buchung

• Preis-Leistung: Faire Kosten, auch für kleine Büros

• Cloud & Performance: Schneller Zugriff, keine lokale Wartung

• Usability: Moderne Oberfläche statt veralteter Softwarelogik

• Zukunftsfähigkeit: Automatisierung & KI-Potenzial

4. Die 6 besten Zeiterfassungslösungen 2026 im Überblick

Im Folgenden vergleichen wir sechs etablierte und neue Zeiterfassungslösungen, die 2026 besonders häufig in Architektur- und Ingenieurbüros eingesetzt werden. Der Fokus liegt auf HOAI-Tauglichkeit, Bedienbarkeit, Kostenstruktur und Zukunftsfähigkeit.

4.1 TimeEngineer – moderne, schlanke Lösung mit Fokus auf das Wesentliche

Kurzprofil:
TimeEngineer ist eine der neuesten cloudbasierten Zeiterfassungslösungen speziell für Architekten & Ingenieure. Entwickelt mit dem Ziel, HOAI-konforme Zeiterfassung, Projekttransparenz und Wirtschaftlichkeit einfach und bezahlbar zu verbinden.

Stärken

• Klare Projekt- und Leistungsphasenstruktur (HOAI-orientiert)

• Modernes, schnelles Cloud-Interface

• Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis

• Rechtssicher nach EU- und BAG-Vorgaben

• Kostenlos für Betatest-Büros, regulär ab 5,50 € pro Nutzer / Monat

• Schnelle Live-Zeiterfassung mit internem Kostencontrolling ohne ERP Ballast

Nachteile

• Schlanker als große HR-All-in-One-Tools: Aktuell weniger Schnittstellen zu externen HR- und Lohnsystemen (z. B. DATEV, Personio) als bei großen All-in-One-Anbietern.

• Noch geringerer Bekanntheitsgrad und Marktpräsenz: Als neuer Anbieter ist die Community kleiner und es gibt weniger Drittanbieter-Tutorials als bei langjährig etablierten Lösungen.

Einordnung:
Diese Punkte sind typisch für moderne, bewusst schlank konzipierte Software – und ermöglichen genau dadurch geringere Kosten, weniger Komplexität und schnellere Nutzung im Alltag.

4.2 Phase0 (ehemals Compa) – HOAI-stark, aber kosten- und strukturintensiv

Kurzprofil:
Phase0 (ehemals Compa) ist eine spezialisierte Softwarelösung für Planungsbüros mit starkem Fokus auf HOAI-Leistungsphasen, Bauleitung und klassische Projektstrukturen.

Stärken

• Sehr gute Abbildung von HOAI-Leistungsphasen

• Branchenspezifisch für Architektur- und Ingenieurbüros konzipiert

• Cloudbasiert und professionell im Funktionsumfang

Nachteile

• Kosten: Im Marktvergleich eher hochpreisig, da als Premium-Lösung positioniert – für kleinere Büros oder Start-ups oft wirtschaftlich schwer darstellbar.

• Struktur & Flexibilität: Der starke Fokus auf HOAI und Bauleitung kann für Büros mit fachfremden Projekten (z. B. Consulting, Wettbewerbe, Produktentwicklung) als zu starr empfunden werden.

Geeignet für:
Etablierte Planungsbüros mit klarer HOAI-Ausrichtung und entsprechendem Budget.

4.3 clockin – modern & mobil, aber ohne HOAI-Tiefe

Kurzprofil:
clockin ist eine moderne Zeiterfassungslösung mit starkem Fokus auf mobile Nutzung, einfache Bedienung und Zusatzfunktionen wie Fahrtenbuch und Abwesenheitsverwaltung.

Stärken

• Sehr intuitive Benutzeroberfläche

• Gute mobile Apps

• Schneller Einstieg ohne lange Einarbeitung

Nachteile

• Fehlende HOAI-Spezialisierung: Ursprünglich für Handwerksbetriebe und mobile Teams entwickelt; automatisierte Logiken für Leistungsphasen und Honorarabrechnung fehlen.

• Support-Modell: Telefonischer Support ist häufig nur im kostenpflichtigen Pro- oder Premium-Support enthalten.

Geeignet für:
Unternehmen mit Fokus auf einfache Projektzeiterfassung ohne HOAI-Abrechnung.

4.4 ZEP – extrem leistungsfähig, aber komplex

Kurzprofil:
ZEP zählt zu den bekanntesten Zeiterfassungssystemen im deutschsprachigen Raum und bietet einen sehr großen Funktionsumfang für Projekt- und Unternehmenssteuerung.

Stärken

• Sehr detailliertes Projektcontrolling

• Umfangreiche Reports und Workflows

• Hohe Verbreitung und Marktpräsenz

Nachteile

• Komplexität: Der große Funktionsumfang führt zu einer überladenen Benutzeroberfläche, die für neue Nutzer wenig intuitiv wirkt.

• Einrichtungsaufwand: Die Implementierung individueller Workflows und Projektstrukturen ist zeitaufwendig und erfordert intensive Einarbeitung.

Geeignet für:
Größere Organisationen mit internen Ressourcen für Einführung und Administration.

4.5 timr – solide Erfassung, begrenztes Projektcontrolling

Kurzprofil:
timr kombiniert Arbeitszeiterfassung, Projektzeiten und Fahrtenbuch in einer übersichtlichen Plattform mit Fokus auf mobile Nutzung.

Stärken

• Sehr gute Arbeitszeit- und Fahrtenbucherfassung

• Intuitive Bedienung

• Gute mobile Einsetzbarkeit

Nachteile

• Begrenzte Funktionstiefe: Für komplexe Architektur- und Ingenieurbüros fehlen tiefgehende Projektcontrolling- und Auswertungsfunktionen über einfache Stundenanalysen hinaus.

Geeignet für:
Kleinere Teams mit Fokus auf Zeiterfassung, weniger auf Projektsteuerung.

4.6 Kobold Control - solides Controlling, aufwändige Einrichtung

Kurzprofil:
KOBOLD kombiniert präzise Zeiterfassung mit tiefgreifender Honorarermittlung (HOAI) und betriebswirtschaftlichem Controlling. 

Stärken

• Rechtssichere HOAI-Abrechnung: Vollständige Integration der Honorarermittlung, die direkt mit den erfassten Zeiten verknüpft wird.

• Intuitive Bedienung: Trotz hoher Funktionstiefe bleibt die Oberfläche übersichtlich und für Mitarbeiter schnell erlernbar.

Nachteile

• Einrichtungsaufwand: Um das volle Potenzial des Controllings auszuschöpfen, ist eine sorgfältige initiale Konfiguration der Stundensätze und Projektstrukturen notwendig.

• Branchenspezialisierung: Als reine Branchenlösung für Planer weniger geeignet für fachfremde Unternehmen oder reine Handwerksbetriebe.

Geeignet für:
Teams mit Fokus auf Controlling und auf Projektsteuerung sowie größere Organisationen mit internen Ressourcen für Einführung und Administration.

5. Vergleichs-Fazit: Welche Lösung passt zu welchem Büro?

• ZEP & Compa, Kobold: Leistungsstark, aber kosten- und komplexitätsintensiv

• clockin & timr: Einfach und mobil, jedoch ohne echte HOAI-Tiefe

• TimeEngineer:
  Ideal für kleine und mittlere Architektur- und Ingenieurbüros, die

  • HOAI-konform arbeiten möchten

  • keine überladenen Systeme brauchen

  • Wert auf moderne Bedienung und faire Preise legen

TimeEngineer zeigt, dass professionelle Zeiterfassung 2026 nicht teuer oder kompliziert sein muss.

6. Fazit: Die clevere Wahl für moderne Architekturbüros

Die gesetzlichen Vorgaben und die steigenden Anforderungen im Projektcontrolling machen den Einsatz moderner Zeiterfassungslösungen unumgänglich. Viele bestehende Tools sind jedoch teuer, leiden unter veralteter Benutzerführung und zeigen oft auch eine langsame Performance.

Im Vergleich sticht TimeEngineer als die neueste und kostengünstigste Lösung hervor. Entwickelt von einem studentischen Start-up und aktuell kostenlos in der mindestens 6-monatigen Betaphase erhältlich. Mit ergänzender Baudokumentation bietet TimeEngineer alle wesentlichen Funktionen die kleine Büros auch wirklich brauchen: 

• Zeiterfassung pro Projekt und Projektphase
• Logische Strukturierung nach HOAI Phasen
• Schnelle Live-Zeiterfassung mit internem Kostencontrolling ohne ERP Ballast